Тендер для вибору підрядника для створення/адаптації вже наявної СRM-системи управління та моніторингу грантових проєктів

Громадська організація «Молодіжна Платформа» оголошує тендер для вибору підрядника по створенню, або ж адаптації вже наявної СRM-системи управління та моніторингу грантових проєктів. 

Мета побудови такої системи – це можливість постійного, безперебійного доступу до процесу управління грантами для команди ГО «Молодіжна платформа» та менеджмент процесів моніторингу та звітності. Система може бути сформована уже із наявного функціоналу або створена з нуля, та адаптована під процеси управління грантами ГО «Молодіжна Платформа». У разі необхідності у майбутньому можна долучати додаткові, які релевантні для запланованої системи.

Система має складатися з обов’язкових розділів: загальна інформація про проєкти-грантоотримувачі, нотатки, контакти грантера, власний внесок, документи, модифікації, моніторинг тощо.

——— 

1. Технічне завдання.

1.1. У системі мають бути створені наступні 4 типи користувачів із різним рівнем доступу та функціоналу. Кожен із них має мати певний тип повноважень:

- Адміністратор: має доступ до всієї інформації у системі, її створення, редагування та видалення; можливість надання різного типу доступу для менеджерів проєкту та надання їм зон відповідальності.
-PRO-менеджер проєкту: може додавати підпроєкти власного проєкту та наповнювати їх необхідною інформацією; може призначати інших менеджерів до свого проєкту та надавати їм зони відповідальності (програмний менеджмент, грантовий менеджмент, моніторинг та оцінка).

- Менеджер: має доступ до редагування документів проєктів, які пов’язані з його зоною відповідальності.

- Гість: має доступ до окремої обмеженої інформації.

1.2. Можливості для кожного типу користувача:

1.2.1. Адміністратор організації:

- створення нового проєкту із можливістю заповнення опису, контактної інформації, медіа та текстових документів тощо.

- можливість додавати, редагувати, погоджувати та видаляти нових користувачів.

- можливість надавати різні типи повноважень користувачам, а саме: PRO-менеджер, менеджер, гість.

- повний доступ до єдиної системи файлів і тек, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду файлів усіх користувачів. Можливість спільної роботи над файлами.

- можливість верифікації файлів і завдань або відправлення їх на доопрацювання.

- можливість ставити задачі для усіх працівників організації ГО «Молодіжна Платформа», які є користувачами даної CRM-системи. Можливість призначати відповідальних з термінами виконання.

- пошук по системі (дата, назва, автор, проєкт, теги).

- можливість бачити історію усіх дій користувачів. У вигляді сповіщень чи в окремому полі перегляду, є можливість бачити будь-які зміни дій користувачів, включно з наступними діями у CRM-системі: вхід та вихід користувача; створення, завантаження, редагування, підтвердження та видалення документів; призначення та видалення відповідальних тощо.

- можливість створення витягу даних для звіту за певними критеріями. До прикладу, можливість отримати суму бюджету з декількох проєктів, або кількість учасників серії подій чи всього проєкту.

1.5.2. PRO-менеджер організації:

- можливість створення підпроєктів у проєкті, де менеджеру надана роль PRO, можливість заповнення та адміністрування наступних розділів: загальна інформація про проєкти-грантоотримувачі, нотатки, контакти грантера, документи, власний внесок, модифікації, моніторинг, нагадування.

- можливість надання повноважень іншим менеджерам у рамках власного проєкту.

- можливість фінального погодження документів чи звіту після отримання погоджень від менеджерів, відповідальних за окремі напрямки роботи. 

- можливість ставити задачі для команди проєкту. Можливість ставити дедлайни задач та верифікацію виконаного. Можливість призначати відповідальних з термінами виконання.

- повний доступ до єдиної системи файлів і тек, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду та редагування файлів усіх користувачів проєкту. Можливість спільної роботи над файлами. Сповіщення про зміни у файлах, повідомленнях.

- можливість верифікації файлів і завдань або відправлення їх на доопрацювання.

- можливість ставити задачі для усіх учасників проєкту.

- можливість порівнювати файли від інших PRO-менеджерів проєкту.

- пошук по системі (дата, назва, автор, проєкт, теги). 

1.5.3. Менеджер організації:

- можливість погодження документа чи звіту, дотичного до свого напрямку.

- повний доступ до єдиної системи файлів і тек, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду файлів усіх користувачів. Можливість спільної роботи над файлами. Сповіщення про зміни у файлах, повідомленнях.

- можливість верифікації файлів і завдань або відправлення їх на доопрацювання.

- можливість мати доступ до редагування файлів, які дотичні до поля відповідальності менеджера (бюджет для грантового менеджера або план моніторингу та оцінки для менеджера з моніторингу та оцінки. (завершення завдань) і дедлайнами виконаної роботи.

- мають бути шаблони усіх типових договорів та звітних документів із вікнами для заповнення даних.

- можливість порівнювати файли від інших менеджерів проєкту.

- пошук по системі (дата, назва, автор, проєкт теги). 

1.5.3. Гість організації:

- можливість перегляду проєктної документації, пов’язаної виключно з запитуваним проєктом. Такий вид доступу теж будуть мати зовнішні лиця для оцінки спроможності організації під час здійснення фінансових та інших видів аудиту.

- доступ до єдиної системи файлів і тек, яка сформована на системі Google Drive і можливістю перегляду лише файлів, пов’язаних з фінансованим проєктом.

- пошук по системі (дата, назва, автор, проєкт, теги).

ІІ. Вимоги до безпеки.

Для захисту передачі даних в CRM-системі потрібний SSL TLS1.2. Двофакторна авторизація входу користувачів. Додаткові протоколи безпеки вітаються та рішення з огляду безпеки зберігання даних.

 ІІІ. Вимоги до пропозиції.

3.1. Система має бути розроблена українською мовою.

3.2. Орієнтовна кількість користувачів – до 20 осіб.

3.3. Терміни виконання робіт: до 2 місяців з дати підписання договору, залежно від функціоналу, без тестування та впровадження.

3.4. Фінансова пропозиція повинна бути актуальною не менше 30 днів з дати закінчення прийняття пропозицій на участь у тендері.

3.5 В темі листа треба вказати “Технічна пропозиція для обрання CRM – назва організації”

3.6. Оплата в безготівковій формі. Валюта розрахунку – Українська гривня.

До пропозиції мають бути надані:

- Комерційна пропозиція з описом робіт та вартості проєкту. Виконується на офіційному бланку організації;

- Реєстраційні документи постачальника, що підтверджують відповідну економічну діяльність наявними КВЕДами;

- інформація про минулий досвід реалізації подібних систем.

- 3 контакти людей чи організацій, що можуть надати рекомендацію.

 —- 

Дата і час закінчення прийняття пропозицій: 18 квітня 2023 року, 23:59

Пропозиції, надіслані після крайнього терміну подачі, розглядатися не будуть. Пропозиції, які не відповідають умовам цього Запиту, не розглядаються.

Усі питання просимо ставити на пошту – [email protected]