Кому краще доручити управління комунікаціями у вашій НУО?

Громадський Простір

Чи має ваша організація потрібних людей для налагодження комунікацій? Чи навіть працівників, до обов’язків яких з-поміж іншого входить створення чи керування зовнішніми комунікаціями? Розкриваючи цю тему, Громадський Простір звернувся до представників українських НУО,  аби вони поділилися особливостями комунікаційного устрою у власних організаціях.

На відміну від комерційних організацій неприбуткові, як правило, не набирають спеціалістів з комунікацій, допоки їхня структура не досягне визначеного розміру: в США – це наприклад річний бюджет близько 5 млн $ і штат співробітників більше 10 людей.

Наша примітка. В Україні потреба в окремому фахівці виникає при реалізації масштабних проектів, що охоплюють або значну аудиторію, або географічну більшість території країни.

Олександр Солонтай, експерт Інституту політичної освіти

Наразі у нас є окрема відповідальна особа, яка займається напрямком – ЗМІ та інформація. Окрім традиційних методів спілкування з аудиторією, тобто поширення інформації через наш сайт, “Громадський Простір” та розміщення інформації на ресурсах партнерів, є в Інституту Політичної Освіти і певні особливості. А саме, ми вже 2 роки як відкрили на сайті консультаційну лінію. Також окремої уваги заслуговує наша система спілкування з людьми, які бували на заходах. З усіма учасниками попередніх заходів тримаємо зворотній зв’язок через електронну пошту. Крім того, якщо захід проводиться за межами Києва, то ми обов’язково запрошуємо представників ЗМІ відвідати захід, а також широко розсилаємо нашу інформацію по місцевих сайтах, порталах та на електронні адреси журналістів.

У крупніших організаціях фахівці з комунікацій іноді працюють у відділі з розвитку (часто підпорядковуючись “директору з розвитку”, який фактично є фандрейзером). Можливо, деякі працівники мають різні комунікаційні обов’язки у межах різних відділів. Незначна координація між ними чи її повна відсутність може призвести до подвійного виконання ними якоїсь роботи, суперечливого спілкування та інших проблем “розмежування”.

Якою має бути оптимальна кадрова структура для комунікацій. Зокрема, чи повинні фахівці з відділку розвитку контролювати комунікації чи навпаки – комунікації мають контролювати розвиток?

Це питання непокоїть нас роками, тож ми не можемо дати єдину правильну відповідь. Як і в інших випадках, це залежить… від бачення, місії та цілей організації, від типів аудиторій, яких вони прагнуть досягнути, та інших чинників (Агов, якби відповіді були такі легкі, ми б їх вже знали, еге ж?)

Богдана Стельмах, координатор, заступник голови правління ВОГО “Волинський прес-клуб”

Комунікація з місцевими журналістами відбувається різними шляхами: е-мейл-розсилки, телефоном, а також – неформальне спілкування. Зрозуміло, що немає 100%-го контакту. Окремі редактори (як наслідок – і журналісти) вважають, що інформація від прес-клубу має бути платною. Від будь-якої громадської організації. Проте існують абсолютно інші підходи, і це радує. Золоте правило – ніколи не плати!!!Комунікаціями займається координатор, тобто я. Працюємо виключно на принципах відкритості, справедливості, об’єктивності, достовірності і незаангажованості…

Питання щодо персоналу з роботи з комунікаціями стало ще складнішим за останні два роки, коли для НУО стало дуже важко не зважати на соціальні медіа. Усі види комунікацій потребують все більш постійного підживлення, аби показувати стабільні показники. Отже, комусь (бажано зі швидкою реакцією та орієнтацію на місію) треба мати посадові обов’язки для виконання відповідної роботи.

Сара Дюрам (Sarah Durham), засновниця та очільниця Big Duck, компанії, що 16 років працює для “Мережі молодих НУО-фахівців”, зауважила, що в регулюванні комунікаціями важливою проблемою є кадрова структура. Але більш важливим питанням є культура комунікацій НУО.

У громадських організаціях, які дійсно цінують добру комунікацію, Ви обов’язково знайдете:

1. Усталену, відкриту культуру щодо поширення інформації як всередині, так і назовні. Люди знають, над чим працюють їхні колеги/колежанки і в курсі, як їхня робота пов’язана між собою і хто кого підтримує. На робочих нарадах вони розповідають новини про свою роботу і навіть не замислюються над тим, яку інформацію варто поширити внутрішньо та зовнішньо. Працівники самі ініціюють таке поширення, не чекаючи вказівки керівництва. Бо воно переконане, що інформація піде належним чином (це швидше, ніж чекати на схвалення кожної такої розсилки). Відкритий інформаційний обмін завжди заохочується, тож люди дивляться на своїх колег/колежанок з інших відділів як на союзників/союзниць.

Олена Тарасова, голова ГО Український екологічний клуб “Зелена Хвиля”

Основною платформою спілкування звичайно є інтернет-сайт та соціальні мережі ( facebook.com, vkontakte.ru), де представлена наша організація. ЕкоКлуб входить до громадської ради Державного управління охорони навколишнього природного середовища в м. Києві, де є  можливість обміну інформацією на  тренінгах, конференціях, семінарах, –  а це все спілкування з колегами-науковцями або представниками інших галузей. Так як ми задіяні в природоохоронних проектах,  що спрямовані на підвищення обізнаності проблемами навколишнього природного середовища, ми спілкуємося з громадськими організаціями та громадами і через проекти комунікуємо свій досвід.  Залучаємо студентів Національного Університету ” Києво-Могилянська Академія” до роботи в природоохоронних проектах, акціях, заходах,  а студенти своєю діяльністю  надихають студентів інших факультетів та ВУЗів і поширюють  ідеї в суспільство.

2. Визначений бюджет для комунікацій. Ті організації, що цінують комунікації, мають для цього бюджет. Вони мають окремі статті бюджету для кадрового забезпечення, друку матеріалів та іншої підтримки, що може знадобитися для зовнішніх комунікацій (тобто консультанти, розробники тощо).

Важливо також передбачити кроки, які додатково потребуватиме комунікаційна приманка (наприклад, ретельне вдосконалення головного веб-сайту або пошук нової ідентичності), та кошти для її здійснення – можливо, варто пошукати певне фінансування для проекту.

Ростислав Дзундза, керівник проектів Карітасу-Київ

Інформаційний супровід соціальної роботи Церкви є дуже необхідним. Нещодавно відкрито новий сайт, це дозволяє збільшити видимість широкого спектру місцевих соціальних ініціатив і проектів в Україні, які реалізуються під опікою УГКЦ. Добродії також можуть більше довідатися про соціальне служіння Карітасу України, який є офіційною благодійною організацією УГКЦ”. Кожна регіональна організація що належить до нашої мережі, також має свій інформаційний ресурс, працюємо також через місцеві релігійні громади та церковні мирянські рухи, що діють при парохіях.

Якщо ваша НУО ще не працює таким чином, варто поспілкуватись на тему комунікацій з людьми, які керують бюджетом, спостерігаючи за тим, як це роблять партнерські організації і враховуючи відповідний відсоток річного бюджету (приблизно 5%). Пам’ятайте, що ефективні он-лайн, друковані та інші види комунікацій підвищують вашу видимість та репутацію, а також зміцнюють авторитет. Все це допомагає вашим донорам, цільовим аудиторіям та прихильникам почуватися впевненіше щодо зв’язку з вами та підтримки вашої організації. Це є стратегією зростання, а не вічного обмірковування дій.

3. Справжніх, живих людей, які відповідають за комунікації.Зараз більшість НУО розуміють, що вже неможливо ігнорувати соціальні медіа, але не всі мають для цього кваліфікованих співробітників. Великі національні та міжнародні організації на кшталт Red Cross та Humane Society of the United States мають фахівців не тільки з комунікацій, а й (декілька) людей, які працюють виключно із соціальними медіа.

Юлія Бочарова-Туз, PR-менеджер ДЕГО “Флора”

Оскільки організація займається часто кількома проектами одночасно, то залежно від необхідності зовнішня комунікація розподіляється між учасниками конкретних проектів. Особливо при реалізації заходів. Тобто, є наприклад юрист, який здійснює взаємозв’язок з держструктурами, робить запити, і надалі тримає зв’язок з ними. Є люди, які займаються логістикою і, разом з тим, комунікують з громадськістю та НУО. Звичайно ж, як і в будь-якій організації часто ми допомагаємо один одному і беремо на себе різні обов’язки, в залежності від необхідності. Проте, є окрема людина – HR-менеджер організації, який висвітлює роботу організації в цілому і кожного проекту окремо. Він і є найчастіше саме цим “накопичувачем” контактів, здійснює всі зовнішні комунікації зі ЗМІ. За це і отримує зарплату. У нас багато волонтерів, яких ми залучаємо до цієї діяльності. Вони часто виступають цією з’єднуючою ланкою між організацією і аудиторією, громадськістю, і навіть владою. Все залежить від того, яку мету несе та чи інша “комунікація”, і береться її здійснювати той, хто саме в цій сфері або з даною аудиторією краще впорається.

Якщо ваш бюджет замалий для таких працівників, то хоча б спробуйте внести завдання та відповідальність щодо комунікацій до обов’язків інших працівників (може, ваш(а) фандрейзер(ка) в змозі з цим впоратися?).

4. Стратегічний підхід. Замість цілковитого занурення до соціальних медіа чи виробництва усіх типів комунікаційних матеріалів з сумнівним ROI (англ. “return оf investments”: коефіцієнт, що визначає рівень прибутковості/успішності – прим.перекладачки), організації з нормальною культурою комунікацій беруться тільки за справу, яку зможуть зробити. Вони концентрують сили на тому, аби зробити її якнайкраще, а не хапаються за все й відразу. Вони уважно стежать за останніми тенденціями, технологіями та інструментами, що можуть вплинути на їхню роботу. Такі організації відстежують, як комунікують їхні партнери та конкуренти, і роблять корективи на перспективу замість постійного сіпання. “Стратегічний погляд” (long view) – це концепція, притаманна погляду на значно ширшу картину, а не постійній роботі у вузькому напрямку.

Оксана Левкова,  директор ВГО  “Не будь байдужим!” 

Зважаючи на те, що окремої відповідальної за комунікації особи в НББ нема, то  всі різновиди такої діяльності ми з колегами розподілили між собою. Спілкування зі ЗМІ та представлення організації на найвищих щаблях (парламентські слухання, виступи на велелюдних зібраннях) “закріплені” за мною. Що стосується лобіювання наших ініціатив у міністерських та депутатських колах, спілкування з бізнес-структурами та іншими НУО, то це – ділянка як моя, так і моїх співробітників. Ступінь їхньої компетентності також дозволяє презентувати НББ на високому рівні. Мушу тут зазначити, що ніколи за п’ять років існування НББ ми не закладали в жодні кошториси окремих рядків на комунікації з пресою або чиновниками. (Виняток становлять гроші, передбачені на оренду прес-зали в якихось інформаційних агенціях). І все! Нашим капіталом є натомість креативність акцій, що на них кличемо медіа,  дипломатичність і партнерське ставлення до урядовців, а також респектабельність при спілкуванні з топ-менеджментом різних бізнес-структур.

З досвіду стажування у Каліфорнії (США) в рамках програми “Відкритий світ” знаю, що там громадські організації мають можливість наймати піар-агенції під конкретні проекти. Весь медіасупровід нашого з колегами-українками перебування там здійснювала активна пані з такої безумовно комерційної структури. Кожен захід за нашою участю (а це десятки візитів до американських політиків, публічних виступів перед громадою, що нас приймала і т.д.) широко висвітлювався газетами, радіостанціями, Інтернет-виданнями та телеканалами. Водночас, перебуваючи в інститутах громадянського суспільства європейських країн, установила, що вони мають окрему кадрову одиницю, яка займається комунікаціями, а не вдаються до послуг професійних піарників.

Наразі  викладаю авторський курс “Журналістика і громадянське суспільство” в одному з державних вишів України. Найперший посібник, який рекомендую для самостійного опрацювання студентами – це книжка А. Куліша “Public Relations для громадських (недержавних) організацій: Практичні поради на щодень”. Звісно, хотілося б, узагальнивши і систематизувавши свій досвід, також написати якийсь підручник для небайдужої молоді.

Будемо раді дізнатись і більше думок про комунікації в українському громадському секторі, зокрема Ваш досвід та практику. А долучати їх можна через поле Коментувати.

За матеріалами Big Duck: smart communications for nonprofits . Переклад – Юлія Карюк